Einführung einer neuen Campussoftware wird zum Change-Projekt

Die Fachhochschule für Finanzen bildet u.a. Steuerfachleute für Berlin und Brandenburg aus. Sie besteht zudem aus einem Fortbildungszentrum für Finanzverwaltung, der Justizakademie des Landes Brandenburg und der Landesverwaltung für öffentliche Verwaltung. Vier Organisation die zum einen selbstständig agieren und auf eine gemeinsame IT-Infrastruktur zugreifen. Unterschiedliche Bedarf aber auch jeweils unterschiedliche Arbeitsweisen die über Jahre gewachsen sind galt es strategisch zu vereinen.

Nach mehreren Vorgesprächen und einer Analyse der bestehenden Campussoftware wurden alle EntscheiderInnen in einen strategischen Workshop eingeladen. Mit einem kurzen Impuls wurden die fachlichen Rahmenbedingungen für den Veränderungsprozess geschaffen. Strukturiert wurde im Team analysiert, was die Stärken und Schwächen des aktuellen Systems und welche Möglichkeiten sich mit einer Umstellung für die Verwaltungsarbeiten ergeben. Dieser Schritt war für die finale Entscheidung für die Umstellung wichtig.

Zusammen wurden analysiert welche kulturellen Herausforderungen bestehen. Mit Hilfe der Culture Map konnte so definiert werden, wie bestimmte Maßnahmen die Akzeptanz der MitarbeiterInnen fördern. Daraus ließ sich im zweiten Schritt eine Change-Vision erarbeiten. Sie war zugleich ein Committment für alle Beteiligten, gemeinsam an der Umsetzung zu arbeiten.

Für die Umsetzung eines solchen Vorhabens ist es wichtig die relevanten Stakeholder aktiv mit einzubeziehen. Mit Hilfe eine Stakeholdermatrix konnten wir diese identifizieren und für spätere Aufgabenpakete berücksichtigen.

Für die konkreten Umsetzungsschritte haben wir mit Hilfe der OKR-Logik konkrete Arbeitspakete definiert. Stets mit Blick auf die erarbeitete Vision und die Erkenntnisse der Kulturanalyse. Mit konkreten messbaren Key Results war jeder/m TeilnehmerIn klar, was ihre konkreten nächsten Schritte waren.

Ein sehr wertvolles Feedback aus dem Kreis war, dass er jetzt vor dem Projekt keine Angst mehr hat und sich regelrecht freut auf das gemeinsame Vorhaben.